Debates Módulo 2: Sistemas de Gestión Documental

Foro de debate 1: Aplicaciones informáticas para la gestión documental

En este debate se trataba de buscar información en la red sobre el programa SharePoint y valorar si puede ser una herramienta útil para la gestión documental corporativa. En mi intervención personal las principales funcionalidades de SharePoint a destacar como gestor documental fueron: 

  • Permite la gestión de documentos e información compartida entre los equipos de trabajo
  • La información almacenada se puede indizar y posteriormente acceder a ella de forma rápida
  • Permite el almacenaje de documentos y sus respectivos metadatos 
  • Facilita un entorno de seguridad y fiabilidad en la protección de documentos confidenciales
  • Potencia la gestión y compartición del conocimiento en los equipos
  • Fomenta el trabajo colaborativo
Como conclusión al debate se puede decir que fue un debate muy interesante. La mayoría desconociamos SharePoint y nos guste Microsoft más o menos, lo cierto es que es un importantísimo actor en el mercado de las tecnologías de la información. Respeto a la pregunta: ¿Puede Sharepoint ser el gestor documental corporativo?
 
La gran mayoría opinó que sí, siempre y cuando se defina bien como aplicar el modelo sobre esta herramienta. Además siempre podremos acudir a herramientas de terceros que lo complementan. Para quien quiera seguir profundizando en el tema os dejo un enlace de un blog que contiene muchísima información de utilidad: https://sharepointrecordsmanagement.com/.
 

 

Foro de debate 2: Gestión documental OpenKM

¿Crees que hay más ventajas o desventajas en el uso de software de código abierto para la gestión documental?
 
Mis aportaciones personales al debate:
 
  1. Hola, estoy de acuerdo en que hay muchas más ventajas que desventajas en el uso de software de código abierto. El principal beneficio del uso de un software no privativo radica en el potencial de difusión y en la generación de un ecosistema de empresas, clientes y desarrolladores de servicios alrededor del propio software. Este ambiente altamente colaborativo obliga a liberar código de una calidad excepcional, pues el colectivo de desarrolladores de código abierto es muy exigente. Obliga además a ser transparente y riguroso en la liberación de versiones estables. Esta calidad y transparencia son cualidades que son valoradas por los clientes/usuarios de manera positiva.El software de código abierto deriva en un ahorro de costes de licencias significativo. Este ahorro se puede extender, además, a los servicios asociados de consultoría y formación. Este desarrollo colaborativo permite una innovación constante, mayor flexibilidad y adaptación, una resolución de problemas ágil, mejora la documentación general y específica del producto y, en definitiva, optimiza la evolución del software y de nuevas funcionalidades. Este factor es clave en el desarrollo tecnológico, en la que se necesita una respuesta extraordinariamente ágil a las necesidades puntuales de negocio. Otra ventaja de los productos de código abierto reside en el bajo coste de entrada y abandono. Os adjunto este artículo "Las ventajas del código abierto para las empresas" publicado en el ABC dónde se especifican están ventajas del código abierto: https://www.abc.es/20121108/tecnologia/abci-codigo-abierto-201211081147.html.

 

Foro de debate 3: El Archivo de la web

¿Deben las instituciones dedicar recursos al archivo de Internet, o es preferible dedicar esa inversión económica a otro tipo de documentos?
 

En general la opinión de los participantes al debate ha sido que las páginas web forman parte del patrimonio digital de cada institución y país. Por esta razón su preservación debe ser fundamental. Y las instituciones deben dedicar recursos al archivo de Internet, elaborando estrategías y políticas orientadas a la preservación del patrimonio digital así como, establecer colaboración entre los agentes implicados (creadores y titulares de derecho de autor). Las instituciones deben definir los elementos que hay que conservar para proteger el patrimonio digital y definir políticas de preservación como: ¿Qué guardar? ¿De qué manera? ¿Qué costes económicos?, etc.